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Sistema de Gestión de Archivos Digitales
Plataforma Inteligente de Gestión de Archivos de Ciclo de Vida Completo
Diseñado para organismos públicos, empresas y departamentos de archivo, cubre el ciclo completo: recopilar, organizar, conservar, utilizar, valorar, transferir y destruir. Combina operaciones de archivo con permisos, aprobaciones, búsqueda de texto completo, asistencia de IA y soporte operativo para un trabajo estandarizado, trazable y eficiente.
Valor del producto
Gestión unificada de fondos
Una base de datos desde fondos y clasificación hasta asientos, archivos electrónicos y metadatos.
Trazabilidad de extremo a extremo
Aprobaciones configurables para archivado, préstamo, valoración, transferencia y destrucción.
Utilización más eficiente
Búsqueda por catálogo y texto completo, con historial de acceso y consultas.
Físico y digital juntos
Depósitos, unidades de almacenamiento, cajas y archivos electrónicos vinculados.
Capacidad inteligente
OCR/extracción de texto, bases de conocimiento, búsqueda vectorial y preguntas y respuestas.
Seguro y auditable
Registros de operación, inicio de sesión, seguridad y acceso para cumplimiento.
Módulos principales
Plataforma Inteligente de Gestión de Archivos de Ciclo de Vida Completo
Catalogación de fondos
Construye el modelo maestro de datos de archivo como base de las operaciones.
- ▸Fondos y clasificación
- ▸Catálogo y asientos
- ▸Archivos electrónicos y OCR
- ▸Metadatos y reglas de signatura
Archivado y transferencia
Planifica, ejecuta y registra transferencias de las unidades de negocio al archivo.
- ▸Aprobación de planes
- ▸Seguimiento por lotes
- ▸Detalle de registro
- ▸Ingreso al catálogo
Gestión de depósito
Digitaliza la ubicación física de los archivos para recuperarlos con precisión.
- ▸Estado del depósito
- ▸Estanterías y unidades
- ▸Asociación de cajas
- ▸Localización precisa
Préstamo y utilización
Solicitudes, aprobaciones, búsqueda y trazas de utilización.
- ▸Solicitud y aprobación
- ▸Búsqueda full-text / semántica
- ▸Logs de acceso
- ▸Historial de búsqueda
Valoración y destrucción
Procesos normalizados de valoración al vencimiento y destrucción.
- ▸Plan de valoración
- ▸Conclusiones
- ▸Lotes de destrucción
- ▸Detalle auditable
Aprobación de procesos
Motor de flujos para que cada acción crítica quede aprobada y rastreable.
- ▸Centro de pendientes
- ▸Seis tipos de aprobación
- ▸Progreso visible
- ▸Flujos personalizados
Estadísticas y análisis
Datos para la toma de decisiones y reportes de gestión.
- ▸Resumen del escritorio
- ▸Estadísticas diarias/anuales
- ▸Tendencias
- ▸Evaluación e informes
IA integrada
Incorpora inteligencia en la catalogación y la utilización.
- ▸Base de conocimiento
- ▸Preguntas y respuestas RAG
- ▸Extracción de texto
- ▸Historial de conversación
Escenarios típicos
Transferencia de archivado
Las unidades preparan materiales según el plan → crean lotes y detalles → envían a aprobación → el archivo completa el ingreso.
Préstamo y uso
Buscar archivos → solicitar préstamo con registros vinculados → aprobar y cumplir → el sistema registra acceso y estado.
Valoración y destrucción
Crear y aprobar el plan de valoración → registrar conclusiones → organizar lotes de destrucción con aprobación → conservar el detalle.
Transferencia entre unidades
Crear plan de transferencia → preparar paquetes → aprobar y registrar la finalización con un libro completo.
Procesamiento de digitalización
Iniciar proyecto → asignar escaneo y control de calidad → procesar con estándares → vincular resultados al catálogo.
Recuperación asistida por IA
Extraer texto e indexar → los usuarios localizan contenido con búsqueda de texto completo o preguntas inteligentes.
Resumen de capacidades
| Dominio | Capacidades |
|---|---|
| Fundamentos | Fondos, clasificación, registros, archivos electrónicos, metadatos, reglas |
| Operaciones | Archivado, préstamo, valoración, destrucción, transferencia, digitalización |
| Gobierno de procesos | Seis aprobaciones, pendientes, progreso visible, flujos personalizados |
| Custodia y uso | Depósito/unidades/cajas, búsqueda full-text y semántica, trazas |
| Inteligencia | OCR/extracción, base de conocimiento, índice vectorial, RAG |
| Soporte de gestión | Informes, diccionarios, permisos, auditoría de operación/login/seguridad |
| Operaciones IT | Copias de seguridad, plantillas de mensajes, registros de evidencia |
El Sistema de Gestión de Archivos Digitales busca que pueda controlar, encontrar, usar y conservar — uniendo los requisitos tradicionales de archivo con capacidades digitales modernas.
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